Leiders Onderwijs Innovatie

LearningLab voor projectleiders onderwijsinnovatie

Online retrospective’s? Doen! En 8 tips hoe je dat doet.

20-04-2020 - Carlijn Hoedemaker

Online retrospective’s? Doen! En 8 tips hoe je dat doet. 

Een retrospective online? Liever niet was mijn mening. Als agile coach ben ik bij twee scrum projecten betrokken waar het team na elke sprint in een retrospective reflecteert, los van de inhoud, op het teamproces, werkwijze en de onderlinge relaties. Om dit nu online te doen leek mij niet echt een goed idee. Online lijkt de kans groter om verkeerd begrepen te worden of dat je signalen mist van je gesprekspartners. Daarnaast werk ik bij retrospectives met verschillende werkvormen die online lastiger te realiseren zijn, zo dacht ik. Maar nu ben ik om: vorige week heb ik met twee teams hele waardevolle retrospective‘s gehad. Niet alleen nuttig voor het team maar ook voor mij als begeleider leverde het goede handvaten op, ook in deze digitale tijd. In dit blog wil ik jullie meenemen in mijn ervaringen aan de hand van  8 tips voor het online houden van een retrospective.

Thuis werken, welke tools gebruik je?

De eerste week dat we door het coronavirus thuis moesten werken stond er bij één van de teams een belangrijke retrospective op het programma. Tijdens deze retrospective wilden we het gaan hebben over de verschillende rollen in het team, de samenwerking in het team en bespreken hoe tevreden we zijn over de kwaliteit van de producten. Niet echt onderwerpen waarvan ik in eerste instantie zou denken dat je die makkelijk online kan bespreken. Toen kwam het bericht dat we moesten thuiswerken. Mijn eerste reactie was dus ook: die retrospective gaan we niet online doen.

In deze eerste week zijn teams binnen de Hogeschool snel overgegaan op een online manier van samenwerken: scrum borden zijn overgezet online op bijvoorbeeld een trello bord of een planner app en de stand ups gaan via MS teams. De samenwerking in de projectteams is digitaal verder gegaan. Die omschakeling ging super snel. Mensen vonden hun weg, het was niet altijd makkelijk, maar iedereen maakte er het beste van. Uiteindelijk bleek dat het thuiswerken niet van korte duur zou zijn. Dat betekende dat die retrospective niet kon wachten.

Wanneer je googelt zijn er veel online retrospective tools beschikbaar. Na het bestuderen van een paar tools werd ik niet echt vrolijk. Ingewikkelde tools die eigenlijk niets meer doen dan dat je in MS teams ook zou kunnen. Deze zoektocht bleek een goed voorbeeld van ‘bepaal eerst je doel en dan de tool’.

Tip 1: Is dan ook: houd het simpel, en  bepaal eerst je doel en daarna de tool. Eerst didactiek en daarna de vorm.

Tip 2: Verzand niet in allerlei online tools: in MS teams kun je heel veel activerende, creatieve en effectieve retro vormen doen.

De voorbereiding

Uiteindelijk koos ik er voor om gewoon met MS teams te gaan werken. Om de retrospective goed voor te bereiden is het belangrijk dat je gedurende de sprints het proces monitort en informatie verzamelt over wat er gebeurd. Wat ik doe tijdens retrospective is vanuit de sprint een gedeeld beeld creëren vanuit meerdere oogpunten.  Daarnaast help ik mensen herinneren aan eerdere uitspraken: bijvoorbeeld vanuit eerdere retrospectives of vanuit een startbijeenkomst. In de startbijeenkomst werk ik vaak met een team canvas waarin we als team belangrijke waarden beschrijven, waar we als team naar onszelf kijken en sterke en zwakke punten van dit team formuleren en waar we samenwerkingsafspraken opschrijven.

Voordat ik de reflectievragen bedenk doorloop ik in mijn hoofd de huidige sprint. Wat gebeurde er? Waar zag ik spanning ontstaan? Door even van een afstand hiernaar te kijken kan ik passende reflectievragen formuleren: bijvoorbeeld: hoe tevreden waren jullie over de sprintplanning? Hoe was de samenwerking tussen de productowner en het team? Voor de online retrospective heb ik ervoor gekozen om de vragen alvast toe te sturen. Dat gaf mensen gelegenheid om na te denken wat ze ervan vonden en om dit goed te verwoorden tijdens de retrospectieve.

Tip 3: Monitor het proces van het team van een afstand. Juist hier ligt je toegevoegde waarde. Je kunt de juiste reflectievragen stellen.

Tip 4: Stuur de reflectievragen vooraf aan de retrospective.

Bij de start van de retro is het altijd belangrijk om eerst even de context te schetsen en het team daarin mee te nemen. Dit creëert focus voor het team en zorgt ervoor dat de discussie start met de neuzen dezelfde kant op. Nu was dit extra belangrijk omdat we in no time zijn omgeschakeld naar online samenwerken.

Tip 5: Start met het schetsen van de context.

In real life is het al lastig om iedereen even veel aan het woord te krijgen, tijdens een online meeting is dit misschien wel nog moeilijker. Tijdens een online meeting is door elkaar heen praten erg storend, wat ertoe kan leiden dat sommige mensen maar niks zeggen. Het zorgt er dus bewust voor dat iedereen aan het woord komt. Anders zijn steeds dezelfde mensen, en worden steeds dezelfde verbeterpunten aangedragen die niet altijd de juiste hoeven te zijn. In de opzet van de retrospective heb ik, zoals eerder besproken,  voor gekozen om drie reflectievragen te stellen. Ik heb ervoor gekozen om per vraag iedereen aan het woord te laten en niet op elkaar te laten reageren. Ondertussen schreef ik wel mee  zodat ik per vraag een samenvatting kon maken van wat er gezegd werd. Daar heb ik vervolgens de verbeterpunten uit gepakt die de teamleden geformuleerd hadden. De keuze om niet op elkaar te reageren maar een samenvatting achteraf te geven en die met elkaar te bespreken kwam voort uit het punt dat ik dacht dat er anders te veel door elkaar gepraat zou worden. Maar juist in een online bespreking is nu mijn ervaring dat mensen veel beter luisteren en pas echt iets zeggen wanneer dit waarde toevoegt. Wellicht kies ik hier de volgende keer voor aan andere werkwijze.

Tip 6: Geef iedereen ruimte in de retrospective

Met elkaar hebben we verbeterpunten geformuleerd die we doorvoeren in de volgende sprint. Vervolgens hebben de teamleden gekozen daarvan de meeste prioriteit voor verbetering hebben. Deze hebben we geplaatst op het trello bord. Het is belangrijk om de geformuleerde verbeterpunten wel steeds terug te laten komen, je moet er wel wat mee doen anders blijft het bij het benoemen en formuleren. Als begeleider herinner je teamleden aan gemaakte afspraken, verbetertips die het team zelf geformuleerd heeft.  

Tip 7: Sluit af door verbeteracties concreet en tastbaar/visueel te maken.

Conclusie, wel of geen online retrospectives?

Ik besefte mij dat retrospectives juist belangrijk zijn bij online samenwerken. Voor veel teams is het lastiger om hetzelfde ‘gevoel van samenwerken’ in de digitale wereld te creëren. Online samenwerken vraagt nog meer van de samenwerking qua afstemming, communicatie, verwachtingen, transparantie etc. Als teams geen goede afspraken maken over de samenwerking dan kan dit pijnlijk duidelijk worden als het team overschakelt naar een online samenwerking. Als je bij elkaar zit kun je elkaar altijd even snel aanspreken en is er sociale controle. Als je online werkt, is dit niet het geval dus is het van belang om werkzaamheden zoveel mogelijk te stroomlijnen.

Daarnaast blijkt dat het digitaal deste belangrijker is om in het samenwerken duidelijke communicatie te hebben: to de point zijn: concreet zijn in wat je gedaan hebt, wat je gaat doen en waar je hulp nodig hebt. Onduidelijkheid over werkzaamheden komen daardoor sneller naar boven, én lost zich automatisch makkelijker op.

Mijn ervaringen met de online retrospective zijn dat je juist in deze tijden van digitale communicatie scherp krijgt waar je op moet letten. Het is een mogelijkheid om elkaar te laten weten wat je fijn vindt en wat niet, zonder dat iedereen aannames doet die moeilijk te testen zijn op afstand.

Tip 8: Online retrospective: juist doen in tijden van online samenwerken!


Reacties

Mogelijk ook interessant

Agile in het onderwijs, hoe dan?

“Wij zijn bezig met het vernieuwen van ons onderwijs maar dit proces gaat bij ons zo stroperig! Er wordt veel gepraat, het kost veel tijd. Veel collega’s zijn betrokken maar hoe ga ik om met al die verschillende belangen? Zou...

Lees verder
26 juni – Masterclass Verandercanvas

Er zijn boeken vol geschreven over veranderkunde. Over wat je moet doen, waar je op moet letten en welke modellen je kunt toepassen. Maar hoe dan?! Bij die vraag zien Jelger Spijkerboer en Ewout Langenbarg (Goudsteen & Company) – nadat...

Lees verder
Online retrospective’s? Doen! En 8 tips hoe je dat doet.

Online retrospective’s? Doen! En 8 tips hoe je dat doet. 

Een retrospective online? Liever niet was mijn mening. Als agile coach ben ik bij twee scrum projecten betrokken waar het team na elke sprint in een retrospective reflecteert, los van de...

Lees verder
Situationeel bewustzijn van veranderleiders (1)

Een veelgehoorde opvatting over het niet slagen van onderwijsinnovatie is de mismatch tussen de complexiteit van dergelijke processen en de dominante veranderaanpak. Een belangrijke actor bij de keuze van de aanpak is de veranderleider. Het dominante repertoire van de veranderleider...

Lees verder